Berbagi pengetahuan: Proses Pembuatan SPPH

Berikut akan saya jelaskan proses pembuatan SPPH (Surat Permintaan Penawaran Harga) dari Logistik ke Mitra yang akan menawarkan harga. Sebelumnya akan saya jelaskan apa itu SPPH ? SPPH merupakan sebuah surat permintaan dari perusahaan kita kepada calon mitra untuk memberikan penawaran harga kepada kita, nha penawaran apakah itu ? penawaran bisa macam - macam jenisnya, tergantung dari keperluan perusahaan kita, misalkan perusahaan kita ingin membeli Laptop beserta sistemnya sebanyak 1000 unit , nha dari situlah SPPH itu muncul, pertanyaanya, "kok bisa muncul ? apa hubungannya dengan 1000 unit Laptop ?" tentu saja ada, kita, dalam membeli pasti ingin harga yang rendah namun dengan spesifikasi yang bagus, untuk itulah kita perlu menanyakan ke beberapa toko komputer/vendor mengenai harga laptop dan spesifikasi-nya, mungkin kalau kita nanya satu - satu akan membutuhkan waktu lama, dan berbelit juga pastinya, nha, dengan kita memberikan surat kepada toko/vendor komputer akan keadaan perusahaan kita saat ini, yang membutuhkan 1000 laptop, pasti mereka akan sangat senang karena ikut diundang.. surat itulah yang disebut SPPH, jadi SPPH ini merupakan surat pemberitahuan kepada Toko/Vendor/ Mitra bahwa toko kita butuh perangkat yang mereka jual, dan meminta toko/vnedor/mitra untuk memberikan penawaran harga kepada perusahaan kita akan kebutuhan tersebut,
Nha berikut langkah - langkah munculnya SPPH tersebut ;

User mengirim data permintaan yang sering kita sebut dengan nama TOR (Term Of Reference) atau dengan nama teknisnya Speseifikasi teknis mengenai permintaan pekerjaan yang diinginkan termasuk ddidalamnya ada spesifikasi harga, selain itu juga data Administrasi, nha adminstrasi inilah yang akan dibuat oleh logistik
Pembuatan SPPH, apa saja isi SPPH itu ?

TOR (yang dikirim user ke logistik/ proposal keperluan User yang sudah di filter dan isinya lebih kepada hal Teknis)
Lampiran - lampiranya barupa ;
Form SPH
Form Pakta Integritas
Form Administrasi Pakta Integritas
Form Biodata Perusahaan
Form Surat Pernyataan
Form Proposal Admin dan Teknis
Form Surat Pernyataan

Setelah SPPH dikirim, maka Mitra akan membalas dengan melampirkan SPH (Surat Penawaran Harga) dan melengkapi form2 yang tadi kita kirimkan sebelumnya
*catatan = form2 tersebut tdk harus dilampirkan saat mengirim SPPH, tergantung dari perusahaan si pegirim SPPH, kebetulan dikantor saya (telkom Gorup) Standard Form harus sama semua, sehingga mitra-pun juga harus mengikuti Standard dari kantor saya.

Nha point 2 (dua) itu disebut dengan RFP (Request OF Proposal) atau yang sering kita sebut dengan nama Rencana kerja dan syarat - syaratnya, nha berikut contoh SPPH ;

Jakarta, ... Oktober 2013

Nomor : .... /LG/.......-..../2013

Kepada Yth,

Direktur Operasi PT ......................

..............................................................

Jl. Kapt. Subijanto Dj. Bumi Serpong Damai

Tangerang 32131

Tel : ...-...-.....

Fax : ...-...-....

Lampiran : 1 (satu) berkas

Perihal : Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH)

Dengan Hormat,

Sehubungan dengan rencana Pengembangan Aplikasi Switching Delivery Channel. Kami mohon kesediaan PT Sigma Cipta Caraka, dapat mempelajari Request For Proposal terlampir, dan selanjutnya menyampaikan Surat Penawaran Harga (SPH), yang dilengkapi dokumen persyaratan administrasi, sebagaimana contoh format terlampir.

Dokumen Penawaran dimaksud paling lambat tanggal 21 Oktober 2013, telah kami terima dan di alamatkan kepada :

PT Finnet Indonesia

Cq. Direktur Keuangan

Gd. Menara Bidakara Lt.21

Jl. Gator Subroto Kav. 71-73

Tel : 021-8299999

Fax : 021 8281999

Bila diperlukan informasi lebih lanjut, dapat menghubungi contact person kami (Sdr. Adi) Tel. 08..-........, atau konfirmasi melalui email slametriyadi8@gmail.com.

Demikian kami sampaikan untuk dimaklumi, dan atas perhatian serta kerjasama yang baik diucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Ahmad Tahidji

DVP Procurement