PROCUREMENT

Teknik dalam Ber Negosiasi 

Ada banyak jalan ke roma, tapi hanya sedikit yang benar2 tiba, ada banyak jalan unutk mencapai tujuan hidup., berani melaukan negosiasi adalah salah satunya.. " Let us never negotiate out of fear, But let us never fear to negotiate ".. (John F. Kenedy, 1917 - 1963).

Pada dasarnya semua orang sudah pernah malekukan negosiasi dari semenjak dia lahir, tapi banyak yang tidak tahu bahwa mereka telah melakukan negosiasi, sebagai conoth, seorang bayi yang baru lahir, dia akan menangis ketika akan meminta sesuatu ataupun menolak sesuatu, menangis itulah yang disebut negosiasi.lalu apa itu negosiasi ?

Negosiasi adalah proses tawar menawar dengan jalan berunding untuk memberi atau menerima guna mencapai kesepakatan bersama antara satu pihak (kelompok atau organisasi) dan pihak lain.. (sumber : Kamus besar Bahasa Indonesia, 2005), kata kunci dari negosiasi ini adalah Memberi, Menerima dan Kesepakatan.

Ada 6 Karakteristik dalam begosiasi, yaitu O,T,T,M,K,K

1. Orang

Senantiasa melibatkan orang, baik sebagai individual, perwakilan organisasi atau perusahaan, sendiri atau dalam kelompok

2. Tatap Muka

Hampir selalu berbentuk tatap muka yang menggunakan bahasa lisan, bahasa tubuh maupun ekspresi wajah

3. Tukar

Menggunakan cara - cara pertukaran sesuatu, baik berupa tawar menawar (Bargain) maupun tukar menukar (Barter)

4. Masa Depan

Negosiasi biasanya menyangkut hal - hal dimasa depan atau sesuatu yang belum terjadi dan diinginkan terjadi

5. Konflik

Mengandung konflik yang terjadi dari awal sampai kesepakatan di akhir negosiasi

6. Kesepakatan

Ujung dari negosiasi adalah adanya keepakatan yang diambil oleh kedua belah pihak, meskipun kesepakatan itu misalnya kedua belah pihak sepakat untuk tidak sepakat.

Dari 6 hal diata dapat disimpulkan bahwa difinisi dari negosiasi adalah Suatu perundingan yang melibatkan proses tawar menawar dimana masing - masing pihak memberi atau menerima dengan tujuan agar tercapai kesepakatan bersama antara semua pihak yang terliba.

 Ada 4 Kuadran dalam hasil Negosiasi
1. Kuadran Kalah - kalah
dalam hal ini megatasi konflik dengan menghindari konflik dan mengabaikan masalah yang timbul. Cara ini hanya digunkan untuk konflik yang ringan

2. Kuadran Menang Kalah
dalam hal ini, Anda memenangkan konflik. Pada umumnya pihak yang menggunakan kekuasaan yang akan keluar sebagai pemenang. Peyelesaian ini sebaiknya digunakan saat membutuhkan penyelesaian yang cepat dan tegas

3. Kuadran Kalah Menang
Dalam hal ini, Anda dalam posisi kalah. Hal ini berarti Anda dalam posisi mengalah atau mengakomodasi kepentingan pihak lain. Gaya ini bertujuan menghindari masalah yang lebih besar. namun perlu diperhatikan juga bahwa mengalah bukan berarti kalah, tetaoi menciptakan suasana konfli yang ada. Mengalah juga bukan berarti memberi kesempatan kepada pihak lain untuk mau mengakomodasi kepentingan kita sehingga kita bisa mendapat win - win solution.

4. Kuadran Menang Menang
Dalam hal ini, disebut juga dengan kolaborasi atau bekerja sama. Proses ini umumnya yang paling lama memakan waktu karena harus mengakomodasi kepentingan sesama pihak

Sedangkan bila dilihat dari pendekatan dalam bernegosiasi, pendekatan itu sendiri dapat dikelompokan kedalam 3 Pendekatan, yaitu, Soft Bargaining, Hard Bargaining dan Principal Negotiation, berikut ulasanya :

1. Soft Bergaining
- Menitikberatkan pada posisi (Menang/kalah) dibandingkan dengan kepentingan dari negosiasi itu sediri
- Melakukan Pendekatan "Soft" seperti mencari kesepakatan dengan harga apapun dan berdasarkan hubungan baik
- Melakukan pendekatan dengan cara mempercarai lawab bicara, bersikap terbuka dan Jujur kepada lawan
Namun pada pendekatan ini rentan terhadap para hard bargaining, karena biasanya soft bargaining akan dialakahkan oleh har brgaining

2. Hard Bargaining
- Bersifat sangat kompetitif dengan melihat kemenangan sebagai satu-satunya tujuan akhir
- tidak mempercayai lawan bicara dan berusaha mendapatkan keuntungan maksimal
- Berpegang teguh dengan posisi awal atau tawaran pertama dan menolak untuk melakukan perubahan
- Menuntut keuntungan sepihak dalam pencapaian kesepakatan
Namun jika berhadapan dengan perundingan keras lainnya, ada kemungkinan tidak akan tercapai kata sepakat sama sekali (no outcome)

3. Principal Negtiation
- Memisahkan antara pelaku dan masalah
- Memfokuskan pada kepentingan, bukan posisi
- menekankan pada kriteria yang bersifat objektif
- Menciptakan pilihan untuk hasil yang mutual

Dalam Proses Negoaisai terdapat 5 tahapan, yaitu 

1. Persiapan

2. Pembukaan

3. Negosiasi

4. Penawaran

5. Kesepatan

 

Dalam melakukan Negosiasi, ada 6 proses yang harus dilewati sampai terjadinya Kesepakatan, dari keenam proses tersebut ialah :

 1. Proses Persiapan dalam negosiasi
a. Menetapkan Tujuan
- Apa yang Anda dan lawan negosiasi dapatkan
- Apa yang Anda dan lawan dapat jika negosiasi berhasil
- Apa yang ingin Anda ketahui tentang tujuan lawan dalam bernegosiasi

b. Memiliki Pola Pikir yang benar
- Memahami bahwa lawan adalah orang yang rasional
- Memiliki sikap yang tegas pada masalah, namun fleksibel pada lawan
- Fokus pada kebutuhan bukan pada posisi
- Menekankan pada dasar yang sama

c. Mengenali Lawan
- Mengenali siapa lawan dalam negosiasi
- Mengetahui hal yang ingin dicapainya
- Mengetahui tingkat otorisasinya
- Mengetahui konsesi yang bisa diberikanya

2. Proses Pembukaan dalam Negosiasi
a. Membangun Hubungan Awal
- Kemantapan Jabat Tangan
- Penyampaian salam
- Ekspresi Wajah
- Tingkat Eye Contact
- Faktor Penampilan

b. Membuka pertemuan
- Menjalin hubungan awal
- Menyatakan landasan bersama
- Menyetujui agenda bersama
- Menyatakan kapasitas masing - masing

c. Diskusi
-Mengklarifikasi konflik dan masalah
- Mencari tahu apa yang diinginkan masing - masing pihak
- mendengar pendapat dari sisi lawan
- Melakukan brainstorming
- Memberi tahu berapa kemungkinan solusi

3. Proses Negosiasi
- Tunggu saat yang tepat untuk pembicaraan pokok negosiasi
- Sampaikan pokok keinginan secara jelas, singkat dan penuh percaya diri
- Tekankan bahwa Anda berkeinginan untuk mencapai suatu kesepakatan
- Sediakan ruang untuk tawar menawar dalam negosiasi
- Sampaikan kepada mereka apa yang harus mereka berikan sebagai kompensasi dari yang anda berikan
- Dengarkan secara Efektif tuntutan pihak lawan

4. Proses Penawaran
- Memulai Negosiasi dengan sesuaru yang tidak diingingkan
- Tidak membuat penawaran pertama
- Memprioritaskan pada apa yang dibutuhkan, bukan pada apa yang diinginkan
- Sesudah penawaran pembukaan, baru menurunkan angka pelan - pelan
- Berani mengambil resiko
- Memberi tahu lawan jika ada sudah berada pada titik dasar dan sedikit menaikkan konsesi
- Mengulang poin kunci dari yang telah dibicarakan

5. Proses Kesepakatan
- Kesepakatan tidak akan pernah tercapai jika salah satu pihak tidak memiliki niat untuk itu
- Dalam menentukan kesepakatan, memahami sikap/bahasa tubuh dari pihak lain adalah hal penting.
- Jika kesepakatan tidak dapat diambil, dapat dicari jalan lain seperti konsiliasi, Mediasi atau arbitrasi.

Didalam negosiasi ada baiknya mempersiapkan strategi dalam menghadapi sebuah negosiasi, dan berikut ulasan mengenai Strategi dalam Negosiasi, Strategi menghadapi Negosiasi yang sulit, Strategi menghadapi taktik yang tidak jujut, dan apa yang menjadi hambatan serta kesalahan dalam negosiasi.
1. Strategi dalam negosiasi
- Mempersiapkan segala sesuatu
- Mempersiapkan target untuk setiap kesepakatan
- Menentukan visi dalam negosiasi tersebut
- Kooperatif dan bersahabat
- Jangan pernah menerima penawaran pertama
- Rundingkan dengan kekuatan/kekuasaan
- Jujur dan Adil
- Temukan apa yang diinginkan oleh pihak lawan

2. Strategi Menghadapi Negosiasi yang sulit
- Selalu pikirkan bahwa hubungan lebih penting dari konflik.
- Tekankan pentingnya membangun masa depan
- Jika lawan menyerang secara personal, coba laihkan ke arah yang lebih membangun
- Bertahan pada pendekatan win - win solution

3. Strategi menghadapi taktik yang tidak jujur.
- Mencari tahu motif mereka melakukannya
- Mengambil istirahat sebentar.
- Mengubah lokasi atau pengaturan tempat.
- Bekerja dalam kelompok yang lebih kecil.
- Bertemu secara terpisah.

4. Hambatan dan Kesalahan dalam Negosiasi
- Kurang berpengalaman dalam bernegosiasi
- Tidak pernah menuntut
- Keliru memilih orang yang tepat
- Percaya pada lawan terlalu awal
- Terlambat mengetahui informasi tambahan
- Memiliki ekspektasi yang terlalu tinggi
- Beranggapan selalu benar dan rasional.

Demikianlah tata cara dan trik bernegosiasi yang baik, kemampuan kita dalam bernegosiasi lebih dipengaruhi oleh banyaknya jam terbang dalam praktek negosiasi itu sendiri, setelah banyak jam terbang dan ditambah dengan teori diatas maka akan menambah kesempurnaan dalam melakukan negosiasi, karena tidak semua negosiasi sesuai dengan yang kita ingnkan banyak situasi yang membuat kita harus cepat beradaptasi, kalau tidak maka kita akan ditekan supaya mengikuti keinginan dari lawan kita.